💡 A quoi ça sert ?
Cette fonctionnalité vous accompagne pas à pas dans vos visites d’immeuble, sur votre mobile ou votre tablette, vous permet de vérifier chaque équipement sans rien oublier, de prendre des photos et même de créer des tickets !
Vous avez ensuite la possibilité d’éditer un rapport détaillé de votre visite, que vous pourrez par exemple annexer à vos compte-rendus d’AG ou de réunions du CS.
I. Démarrer la visite
Tout d’abord, rendez-vous sur la fiche de l’immeuble que vous souhaitez visiter, puis cliquez sur le bouton “Visite d’immeuble” :
1) La première page de la Visite affiche les personnes présentes (1), par défaut, les membres du conseil syndical, sont insérés automatiquement.
Vous pouvez à volonté ajouter ou supprimer des personnes, en cliquant sur la petite croix à côté du nom.
2) Vous pouvez également ajouter des notes sur la visite (2) telles que le contexte de la visite, les points de vigilances...
3) Vous pouvez enfin ajouter une photo de l'immeuble, en la prenant directement avec votre téléphone ou en la téléchargeant. C'est cette photo qui apparaitra en page de garde du Rapport édité en fin de visite.
📸 Prendre des photos avec l'outil Visite d'immeuble
Attention : pour prendre des photos lors de votre visite, pensez à bien utiliser le bouton de droite, “Prendre une photo” :
 Cela permettra d'avoir des photos compressées, parfaites pour éditer votre rapport de visite. Utiliser l'appareil photo de votre téléphone ou les télécharger n'est pas idéal si vous souhaitez ajouter beaucoup de photos, car celles-ci seront trop lourdes et vous risqueriez de ne pas pouvoir valider votre visite ! |
⚠️ Pensez à bien cocher la case "Télécharger sur mon téléphone les photos prises pendant la visite", cela permettra de sauvegarder toutes les photos prises via l'application dans votre téléphone :
➡️ Une fois tous les champs complétés, cliquez sur "Suivant".
II. Vérifier les équipements
Sur la 2e page, vous trouverez une liste d’équipements à vérifier suggérée.
Vous pouvez rechercher l’équipement de votre choix :
en faisant défiler la liste d'équipement suggérés,
en tapant ses premières lettres dans la barre de recherche en haut de page,
ou, s’il n‘existe pas dans la liste, le créer en tapant son nom et en sélectionnant 👍 ou 👎
Vous pouvez, si vous le souhaitez, supprimer des équipements en cliquant sur la croix à droite de l'élément concerné.
✔️ Pour vérifier un équipement, deux possibilités :
1/ 👍 = Votre équipement est “satisfaisant” (RAS, pas d’action particulière requise). Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter une photo et/ou un commentaire en cliquant sur l'équipement, ou passer à l’équipement suivant en appuyant sur le bouton "Ajouter un équipement".
2/ 👎 = Votre équipement est “insatisfaisant”, des anomalies ont été constatées et des actions de votre part sont requises. Vous pouvez dans ce cas ajouter des photos et/ou des commentaires, et pré-créer un ou plusieurs tickets, que vous pourrez compléter une fois de retour au bureau.
Les tickets créés depuis la fonctionnalité Visite d'immeuble resteront en statut "à confirmer", vous pourrez les finaliser lorsque vous serez de retour à l'agence ou directement sur votre mobile, en accédant au ticket pré-créé.
Une fois les champs de l'équipement complétés (ou non), cliquez sur le bouton “Valider” pour passer à la vérification suivante, vous arriverez ainsi sur la page des équipements vérifiés. Vous pouvez, au choix, appuyer sur “Suivant” pour terminer votre visite, ou sur “Ajouter un équipement” pour la poursuivre.
Une fois votre visite terminée et tous les équipements vérifiés, cliquez sur "Suivant" pour arriver à la dernière page du formulaire.
III. Validation et édition du Rapport
Vous êtes à la fin de votre visite !
Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter des commentaires supplémentaires de fin de visite.
Vous pouvez à tout moment revenir en arrière et effectuer des modifications en cliquant sur "Précédent".
Il ne reste plus qu'à valider pour éditer votre Rapport de visite !
Attention : pour valider et permettre l'édition du rapport, vous devez vous assurer d'avoir une bonne connexion Internet. Ne le faites donc pas au moment ou vous visitez les box au sous-sol !
Une visite démarrée sur un support, par exemple sur un téléphone, doit être validée sur le même support. Il n'est pas possible de lancer une visite d'immeuble sur un téléphone et de la terminer sur un ordinateur par exemple.
💡 A la validation, un email vous est adressé automatiquement avec un lien vers le rapport, ainsi que la liste des tickets créés pendant la visite. Vous avez la possibilité de télécharger votre rapport et/ou de le transférer via un ticket Communication, en cliquant sur le bouton "Transférer le rapport" :
Vous pourrez trouver un exemple de Rapport de visite en cliquant sur ce lien.
💡 Les tickets créés depuis l'application "Visite d'immeuble" porteront un tag... "Visite d'immeuble", vous permettant de visualiser très facilement les tickets effectués lors de vos visites...
...et de les filtrer pour les retrouver dans la liste de tous vos tickets :
Et voilà !
En quelques clics, vous avez effectué votre visite d'immeuble et édité un Rapport à annexer à vos comptes-rendus de réunions. 😎